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Les données relatives aux activités de l’entreprise sont des outils de gestion essentiels dès lors que les responsables, à tous les niveaux, savent les analyser en vue de les exploiter. Le reporting fait partie des moyens permettant de traiter les données et d’en tirer des informations qui peuvent devenir des outils d’aide à la décision précieux.
Le reporting : définition
Le reporting est désormais inclus parmi les moyens de communication de l’entreprise. Il est également appelé « communication de données » et constitue l’une des versions des « rapports d’activités » faciles à produire et à exploiter. Il peut s’appliquer à l’ensemble des métiers de la société ou à un domaine particulier. Le principe consiste à collecter toutes les données disponibles sur une période précise, à les trier et à procéder à une consolidation qui permettra d’avoir une vision plus ou moins claire de la situation. Les résultats de ce traitement font aussi partie des outils permettant de suivre les indicateurs de performance. Par ailleurs, le reporting rend les données et informations plus simples à comprendre et à utiliser par le grand nombre.
Pourquoi recourir au reporting ?
Le reporting pour les PME a avant tout une visée informative. Il peut rendre compte de la situation générale de l’entreprise comme de celle des activités qui en font l’objet. Son contenu permet aux différents responsables au sein de l’entreprise d’avoir des informations pertinentes sur les performances des équipes (dirigeantes et exécutantes) ou des divers départements (administration, production, ventes, marketing, etc.) d’une part, et de prendre les décisions requises en fonction des lacunes ou des soucis révélés par le reporting d’autre part. Un autre gros avantage de la communication de données est la possibilité de mettre des informations et des statistiques fiables aux interlocuteurs de l’entreprise (actionnaires, partenaires, investisseurs, etc.).
Comment élaborer un reporting ?
Le reporting étant un moyen de présenter des données de manière à ce qu’elles soient comprises par tous d’une part et exploitables d’autre part, quelques éléments sont à considérer pour sa création. Il faudra bien entendu définir les données à prendre en charge (recettes et dépenses, volume de ventes, trafic sur le site internet, les ressources déployées pour un projet, etc.) et surtout la période à étudier. Le graphisme et les couleurs pourront être choisis en fonction des besoins (tableau, graphique, diagrammes, etc.), l’objectif étant d’en simplifier la lecture. Compte tenu du volume de données à prendre en compte, le recours à des outils dédiés s’impose : Excel, Powerpoint, Report, Google Data, les ERP, SpagoBi ou Jasper Report (logiciels en open source gratuits), etc.